En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013
Grupo Colba (en adelante, "la Empresa") adopta la presente política para el tratamiento de datos personales en el Portal de Autogestión de Recursos Humanos.
1. Responsable del Tratamiento
Grupo Colba, identificado conforme a las leyes colombianas y con domicilio en Colombia, es responsable del tratamiento de tus datos personales en el Portal de Autogestión.
2. Datos Recolectados
El portal recopila y procesa la siguiente información:
- Datos de autenticación: cédula de identidad y contraseña de acceso
- Datos laborales: nombre completo, empresa, cargo, departamento, salario, datos de nómina
- Datos de retiro: fecha de retiro, fondo de cesantías acumulado, liquidación de prestaciones sociales
- Datos de pago: información de comprobantes de nómina (períodos, conceptos salariales)
- Datos de sesión: registros de acceso, IP, dispositivo y timestamp de conexiones
- Datos de conversación IA: mensajes enviados al asistente virtual para generar documentos
3. Finalidades del Tratamiento
Tus datos personales serán utilizados para:
- Autenticar tu identidad y validar tu acceso al portal
- Generar Certificados Laborales que comprueben tu relación laboral vigente o pasada
- Generar Cartas de Retiro de Cesantías dirigidas al fondo: la entrega total por terminación del contrato (empleados retirados) o la autorización de un retiro parcial por vivienda, educación, salud o calamidad doméstica (empleados activos)
- Generar Liquidaciones de Prestaciones Sociales (solo para empleados retirados)
- Generar Comprobantes de Nómina (desprendibles y volantes de pago por período)
- Facilitar el procesamiento automático de solicitudes mediante asistente virtual (IA)
- Cumplir obligaciones laborales, fiscales y contables establecidas por la ley colombiana
- Mantener registros de auditoría y seguridad de la plataforma
4. Datos Específicos por Documento
- Certificado Laboral: cédula, nombre, empresa, cargo, fecha de ingreso, estado laboral actual
- Carta Retiro Cesantías: cédula, nombre, empresa, fondo de cesantías, fecha y motivo de retiro registrados en nómina y, en el retiro parcial, el concepto que indiques y el saldo acumulado
- Liquidación de Prestaciones: cédula, nombre, empresa, fechas de servicio, prestaciones adeudadas, detalles del cálculo
- Comprobantes de Nómina: cédula, nombre, empresa, período (año/mes/quincena), conceptos pagados, descuentos, neto a pagar
5. Asistente Virtual (IA)
El portal incluye un asistente virtual con IA que:
- Procesa tus mensajes de texto (máximo 500 caracteres por mensaje) para entender tu intención
- Detecta automáticamente qué documento necesitas y qué parámetros requiere (concepto, período, etc.)
- Mantiene el historial de conversación durante tu sesión para contextualizar solicitudes
- Genera respuestas sobre cómo usar el portal
- No almacena mensajes o historial después de cerrar sesión
6. Derechos del Titular
Como titular de los datos, tienes los siguientes derechos según la Ley 1581 de 2012:
- Conocer qué datos tenemos sobre ti y para qué los usamos
- Solicitar acceso a una copia de tus datos personales
- Actualizar, rectificar o complementar información incorrecta o incompleta
- Solicitar la eliminación de tus datos cuando no sean necesarios para las finalidades descritas
- Ser informado antes de cambios importantes en el tratamiento de tus datos
- Revocar tu consentimiento en cualquier momento (con efecto futuro)
- Presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si consideras que tus derechos han sido vulnerados
7. Retención de Datos
Los datos personales se conservarán:
- Mientras estés vinculado: durante toda tu relación laboral
- Después de retiro: conforme a obligaciones legales y fiscales (mínimo 5 años)
- Historial de sesión: se elimina automáticamente al cerrar sesión
- Documentos generados: se almacenan en tu máquina; copias en servidor se eliminan automáticamente después de descargar
8. Seguridad de Datos
Implementamos medidas de seguridad para proteger tu información:
- Encriptación: contraseñas encriptadas, conexión HTTPS en toda la plataforma
- Autenticación: acceso restringido mediante cédula + contraseña
- Auditoría: registros de quién accede, cuándo y qué documentos genera
- Control de acceso: solo personal autorizado de RRHH accede a datos sensibles
9. Transferencias de Datos
Tus datos personales no se compartirán con terceros, excepto:
- Cumplimiento de obligaciones legales (autoridades competentes si es requerido)
- Procesadores de datos bajo contrato (servidores, servicios en la nube) con garantías equivalentes de seguridad
10. Contacto y Derechos
Para ejercer tus derechos (acceso, rectificación, eliminación, reclamos), contacta a:
- Email: sistemas@grupocolba.com
- Departamento RRHH: archivos.tempocolba@grupocolba.com
- Responderemos en máximo 15 días hábiles conforme a la ley
11. Cambios a Esta Política
Podemos actualizar esta política en cualquier momento. Los cambios significativos serán comunicados con antelación. Tu continuación en el uso del portal implica aceptación de los cambios.
Última actualización: julio de 2024 · Responsable: Departamento de RRHH · Grupo Colba
